轻松办公的贴心"秘书"

　　——M1005上海戏剧学院招生办公应用实例 　　上海戏剧学院是中国培养戏剧专门人才的高等艺术院校，设有表演、导演、戏剧文学、舞台美术、电视艺术等专业，自建校以来，累计培养了近万名文艺专业人才，其中不乏余秋雨、潘虹、李冰冰、佟大为、陆毅、董卿等众多明星。 　　每年的二、三月份是各艺术类院校招生的主要季节。这时候，上海戏剧学院除了在上海招生点外，还要远赴北京等外地城市进行招生。上海戏剧学院以其良好的声誉、突出的教学水平、浓厚的艺术氛围每年吸引了数以千计的考生，尤其是近年来随着艺考热的升温，报考人数逐年递增。招生期间，有限的招生工作人员需要在一周时间内完成初试、复试甚至三试工作，因而工作强度非常大。不仅如此，在这个过程中，需要及时公布每轮考试的结果，因此要输出大量的文档，包括考生名单、评分表、复试名单、考场安排及其他注意事项等。 　　低效、高成本输出“拖累”招生工作 此前，上海戏剧学院招生办公室有一台喷墨打印机和一台单功能的激光打印机。“那台喷墨打印机已近非常旧了，而且打印时非常慢，不能用来打印大量的文档，我们很少用它。”上海戏剧学院招生办的工作人员介绍说，“单功能打印机则只能用来打印，在碰到文档的复印和扫描的时候，还是需要到打印社完成。” 　　该校招生办工作人员认为，办公输出设备效率的高低，很大程度上影响到了工作效率。之前，上海戏剧学院招生工作期间大量的复印、扫描等工作，都需要到学校其他部门寻求帮助，如果恰好碰到其他部门的输出设备正在“工作”，就只能直接打印。据工作人员介绍，一次招生办着急复印评分表，找到学校另一个部门，碰巧对方的复印机坏了正在维修，去复印的人员只能另寻其他部门，这样非常浪费时间。此外，在赴外地招生时，各种内容输出工作更是无一例外只能借助当地的打印社来完成。工作人员除了要频繁往返于招生点和打印社之间，浪费大量时间外，在外地招生时经常需要加班，甚至熬夜工作，而一些打印社的工作时间都在白天，工作时间受到非常大的限制。 　　另一方面，办公费用一直居高不下。招生办没有自己的输出设备，除打印之外的复印、扫描等工作只能借助外部资源，不仅专业打印社的收费不菲，加上在招生过程中，需要进行大量的内容输出，累计下来就是一笔不小的开支。 　　去年，为了提高工作效率，上海戏剧学院招生办决定购置一批新的输出设备。他们提出的要求是：性价比高，操作方便，最好便于携带。经多方比较，招生办最终选择了集打印、复印和扫描功能于一体的HP LaserJet M1005。一方面他们看中的是M1005“多面手”功能及其便携的特点；另一方面，他们也是HP的老用户，对HP的产品非常满意，首先考虑的自然是HP的产品。 　　善解人意的可移动“秘书” 　　“自从使用了HP LaserJet M1005之后，我们今年的招生工作变得更加方便、快捷了。M1005就像一位多面手的全能秘书，使我们的内容输出工作变得无比轻松。”招生办工作人员对HP LaserJet M1005赞誉有加。 　　HP LaserJet M1005紧凑的外型融合了打印机、扫描仪和复印机的功能。有了这样一台多功能一体机，在进行内容输出时，不必再像以前那样频繁往返于办公室和外部部门或打印社之间，只需在一台机器上就可以完成全部操作，实现了打印、复印、扫描等工作的“一体化”办公。而该设备采用的“0”秒预热技术也为工作效率的提升加固了更多一层保障。“0”秒预热技术实现了更快的首页输出速度、更低的功耗以及更长的打印生命周期，几乎无需任何加热时间。一台小巧的一体机设备就可以完成打印、复印和扫描等内容输出，的确很符合招生办的需求。“招生办的人手非常紧张，内容输出工作量又非常大，HP LaserJet M1005犹如一位体贴的秘书工作人员，帮助招生人员摆脱了对外部输出设备的依赖，将大部分时间从内容输出工作中解放出来，投入到更关键的考试、面试等环节，从而大大提升了我们的工作效率。”招生办工作人员向记者介绍说。 　　值得一提的是，HP LaserJet M1005大小仅为17.2×14.3英寸，非常便于携带，从而使其“跟随”招生人员赴外地工作成为现实。上海戏剧学院招生人员在赴外地招生时，通常临时租用办公室作为招生点。这种临时租用的办公室的空间往往不会太大。如果打印机的体积太大，就会占用较多空间，使办公室显得非常拥挤。而小巧的HP LaserJet M1005不仅方便携带，其精巧体型非常适宜摆放在最小的办公环境中，满足了外地招生对“简约”办公的需求。 　　办公费用的大幅节省是HP LaserJet M1005带给上海戏剧学院招生办另一项直观的效益。该校招生办工作人员给我们算了一笔“简单”的经济帐：“这台HP LaserJet M1005激光一体机不到2000元，比原来预算购买打印机、扫描仪、复印机所需的总成本低了不少。更重要的是，M1005使上海戏剧学院招生办在文档输出时不再依赖外部设备资源，避免了象过去一样支付给打印社高昂的打印、复印等费用。“该校招生办工作人员在谈到使用的HP LaserJet M1005时对记者说。